Dalam rangka menjaga dan meningkatkan kualitas layanan pendidikan, secara rutin Yayasan Sancta Maria Malang setiap tahunnya menyelenggarakan assesmen bagi para pegawainya. Berdasar bidang pekerjaannya, pegawai Yayasan dibedakan ke dalam jenis ketenagaan: pendidik dan kependidikan. Pegawai pendidik adalah para guru. Sedangkan pegawai kependidikan adalah pegawai yang membantu kelancaran proses pendidikan, seperti pegawai bagian TU, dan laboratorium. Pada bulan Februari ini, Yayasan menyelenggarakan assesmen pegawai untuk kedua unit sekolah: SMAK St. Paulus, Jember (9-13 Februari) dan SMAK St. Albertus, Malang (23-27 Februari). Pada hari terakhir setelah asesmen diadakan sosialisasi Peraturan Kepegawaian Yayasan serta catatan-catatan penting untuk masing-masing unit. Catatan-catatan penting ini berdasar temuan praktis dan penting saat kegiatan asesmen berlangsung.
Asesmen Kepegawaian
Assesmen adalah proses sistematis dan terstruktur yang dilakukan oleh perusahaan, yang dalam hal ini Yayasan Sancta Maria Malang, untuk menilai kinerja, kompetensi, perilaku, potensi, serta kepribadian seorang pegawai. Asesmen dilakukan untuk memastikan kelayakan pegawai yang akan naik pangkat dan naik golongan. Pelaksana asesmen adalah asesor. Para asesor ditunjuk Yayasan karena memiliki kompetensi di bidang itu. Br. Vianey Sugiman, misalnya, beliau ditunjuk sebagai assessor karena pernah menjabat kepala sekolah, juga pernah menjabat asesor nasional selama dua belas tahun. Bapak Irenius Sola ditunjuk Yayasan sebagai asesor karena pengalaman kerjanya sebagai guru di SMAK St. Albertus, Malang. Br. Mungsi ditunjuk sebagai asesor karena memiliki bekal keilmuan dari studi manajemen pendidikan (M.Pd).
Yayasan melakukan asesmen dengan cara kunjungan kelas (tenaga pendidik) dan kunjungan tempat kerja (kependidikan). Dalam kunjungan kelas, assessor mengamati dan menilai kompetensi seorang guru dalam menyelenggarakan kegiatan belajar mengajar (KBM). Adapun kompetensi guru yang dimaksud adalah kompetensi pedagogi, kompetensi professional, kompetensi sosial, dan kompetensi kepridadian. Lebih khusus lagi, seorang guru dinilai dari ketrampilan mengajarnya. Ketrampilan mengajar yang dimaksud adalah ketrampilan mengelola kelas, ketrampilan menjelaskan, ketrampilan bertanya, ketrampilan menggunakan media – alat peraga, ketrampilan membuka-menutup pelajaran, dan ketrampilan mengelola diskusi. Pada jaman modern ini, ketrampilan memanfaatkan teknologi seperti penguasaan dan penggunaan aplikasi-aplikasi tertentu pendukung pembelajaran seperti canva, chat GBT, game quis, dan lain-lain, menjadi sangat penting. Penguasaaan tekhnologi selain memudahkan murid mencari berbagai referensi pembelajaran, juga menjadi variasi metode pembelajaran sehingga tidak menjemukan. Sebab, pendidikan sekarang bukan lagi pendidikan model transfer ilmu atau monolog, di mana guru menjadi satu-satunya sumber belajar, tetapi lebih sebagai pengalaman belajar yang menghasilkan kegembiraan, pemahaman mendalam, dan kenikmatan belajar. Di sana guru lebih berperan sebagai fasilitator. Sedangkan pada kependidikan, kunjungan lapangan dilakukan untuk mengetahui kecakapan kerja sesuai dengan bidangnya. Salah satu perangkat penting untuk mengetahui tanggungjawab pegawai kependidikan adalah dengan memeriksa jurnal hariannya. Pada jurnal harian dapat dilihat apa yang dikerjakan pegawai hari itu; bukan normative, tetapi riil. Selain itu, asesmen dilakukan dengan pemeriksaan administrasi kepegawaian, perangkat pembelajaran, dan wawancara. Pada bagian wawancara biasanya dilakukan pengecekan kesiapan administrasi mengajar seorang guru dengan memeriksa perangkat pembelajaran, jurnal harian, administrasi ulangan, dan sebagainya.
Hasil asesmen kepegawaian selanjutnya diolah bersama rekomendasi kepala unit masing-masing sekolah dalam rapat kenaikan pangkat dan golongan di kantor yayasan. Rekomendasi kepala unit menjadi sangat penting mengingat kepala unitlah yang selain mengetahui secara tepat keadaan pegawainya, juga yang telah melakukan pembinaan, khususnya pembinaan kepada pegawai yang dianggap kurang kompeten atau tidak tertib kinerjanya. Hasil akhir rapat kenaikan pangkat dan golongan dituangkan dalam bentuk surat keputusan (SK) ketua Yayasan. Pegawai yang tidak memenuhi syarat ditunda kenaikan pangkat, golongan, dan berkalanya. Bahkan pegawai yang dinilai berkinerja tidak bagus bisa dipindahkan ke bagian lain unit atau diturunkan pangkat dan golongannya sebagai bentuk pembinaannya. Sebaliknya, pegawai yang memenuhi syarat kenaikan pangkat dan golongan tentu akan mendapatkan reward yaitu kenaikan pangkat, atau golongan. Kenaikan pangkat atau golongan tentu mempengaruhi pendapatan seorang pegawai. Kenaikan pendapatan tentu mempengaruhi tingkat kesejahteraan pegawai. Tingkat kesejahteraan pegawai diharapkan mempengaruhi kualitas pelayanan dan kinerja pegawai. Pegawai-pegawai yang demikianlah yang mendukung peningkatan kualitas pelayanan Yayasan kepada masyarakat.
Sosialisasi Peraturan Kepegawaian 2025-2027
Sosialisasi Peraturan Kepegawaian dilakukan Yayasan Sancta Maria Malang, mengingat revisi peraturan terdahulu (2023-2025) yang sudah kurang relevan lagi. Revisi Peraturan Kepegawaian dianggap sebagai suatu keharusan demi tetap selarasnya kebijakan Yayasan dengan peraturan-peraturan pemerintah yang terus berkembang dan berubah. Dengan sosialisasi diharapkan tidak ada kesalahpahaman dan ketidak mengertian yang memungkinkan terjadinya kerugian baik dari pihak Yayasan ataupun dari pihak pegawai. Sosialisasi Peraturan Kepegawaian juga bertujuan menjaga harmoni relasi antara Yayasan dengan pegawai.
Mengacu Pasal 2 Peraturan Kepegawaian Yayasan Sancta Maria Malang tentang Maksud dan Tujuan, Peraturan Kepegawaian Yayasan ditetapkan dengan maksud untuk mengatur syarat kerja dan tata tertib pegawai sebagai landasan hukum dalam hubungan kerja antara Yayasan dan pegawai. Peraturan Yayasan bertujuan:
- Merumuskan kedudukan, hak dan kewajiban Yayasan di bidang kepegawaian berdasarkan aturan yang berlaku.
- Merumuskan hak dan kewajiban pegawai berdasarkan aturan yang berlaku.
- Mewujudkan keseragaman perlakuan dan kepastian hokum, serta rasa aman dan nyaman bagi pegawai dalam melaksanakan tugas, fungsi, dan tanggngjawabnya.
- Mewujudkan hubungan dan kerjasama yang harmonis dan dinamis antara Yayasan dan pegawai.
Beberapa perkembangan peraturan dan kebijakan yang perlu disosialisasikan kepada pegawai antara lain adalah:
- System cuti Bersama yang mengurangi masa cuti tahunan. Misalnya cuti Bersama awal bulan puasa selama dua hari, mengurangi masa cuti tahunan yang dua minggu.
- Sesuai dengan peraturan pemerintah, pegawai yang sebelumnya tidak dimasukkan sebagai anggota jaminan kesehatan dan ketenagakerjaan karena belum menjadi pegawai tetap, pada peraturan yang baru dimasukkan.
- Penolakan tugas pimpinan dari pegawai yang dahulu masuk dalam pasal pelanggaran ringan, pada peraturan kepegawaian yang baru masuk dalam pasal pelanggaran mendesak atau berat.
- Adanya kelonggaran batas usia penerimaan pegawai asrama; dari usia maksimal 35 tahun pada peraturan sebelumnya menjadi usia 40 tahun pada peraturan yang baru.
- Persyaratan keterlibatan pada masyarakat dan rohani keagamaan untuk kenaikan pangkat/ golongan
Penulis: Br. Antonius Mungsi, O.Carm.
